La tecnología sigue transformando la forma de hacer negocios

Un ERP  es  un sistema de información integrado cuya definición textual es Enterprise Resource Planning, sin embargo, es muy común que las personas se refieran a un ERP como “sistema” o “aplicación” integrada.

Es difícil encontrar un negocio, sin importar su tamaño o complejidad, que no adopte la tecnología como una herramienta clave para el éxito y desarrollo de sus negocios.

Un ERP tiene la capacidad de soportar todos los procesos de un negocio, por lo que permite disponer de información actualizada y confiable.

Sin importar la complejidad del negocio existe un ERP que se ajusta a las necesidades de la empresa y que integrado a las nuevas tecnologías (Tecnologías Disruptivas) permiten a las organizaciones ofrecer servicios innovadores y nuevos medios de procesamiento de la información.

Basta con observar como hoy en día los usuarios realizan sus compras, sus pagos, sus transacciones bancarias e inclusive trámites gubernamentales, para darnos cuenta de los cambios que están experimentando los negocios para satisfacer las demandas de sus clientes y  todas esas tecnologías son apoyadas o integradas a los ERP.

La empresa KPMG en Panamá  ofrece  asesorías para la gestión de cambios en lo que a ERP se refiere y para conocer más  de estos cambios, Capital Financiero conversó con Tania Martínez, supervisora senior del área de People and Change de esta empresa consultora.

-¿Qué tanto está impactando los ERP en las empresas?

-Los ERP ya tienen muchos años de estar causando su impacto, las empresas ya no tienen que llevar las gestiones administrativas y financieras en un Excel o de una manera manual.

“Ha impactado en las estructuras organizacionales, en los roles y cómo funcionan en la organización, por ejemplo, no es necesario llenar formularios, obtener tantas firmas, etc. Ya todos los flujos han cambiado y se ha mejorado la eficiencia, por lo que para los  hoteles, restaurantes, las pequeñas y medianas empresas y hasta los festivales  hay un ERP que los puede ayudar”.

-¿Cómo ha sido este proceso de implementar un ERP?

-Puede ser muy difícil implementarlo, creo que va alineado con  la resistencia al cambio, es decir, cuando se va a implementar un sistema contable nuevo, la parte de planificación  puede tardar un año o más el proceso de implementación, si se incluye la etapa de planificación.

“Todo depende del tamaño de la empresa, puede ser menos o puede ser más, pero todo depende de cuántas transacciones se vayan a incluir, qué es lo que se va hacer, para lograr  que todo funcione de una manera adecuada, porque  estarán manejando las finanzas y administrando el dinero de la organización”.

-¿Es complicada la gestión de cambio en un proyecto de implementación?

-La gestión de cambio puede ser complicada y esto va influído por el tamaño de la organización y qué tan informados están las personas, para el ser humano el cambio es algo muy difícil, a veces por más que uno quiera cambiar y diga que tienen que mejorar las cosas, nos resistimos al cambio.

“Pero por más bueno que sea el cambio, el proceso y todo el esfuerzo que tiene que hacer el personal es tedioso”.

-¿Qué se puede hacer para que esta gestión de cambio no sea tan traumática?

-En KPMG tenemos una consultoría que se dedica a esa área, nosotros creemos en que no es algo de ciencia, sino  que debe ser una sola metodología, por lo que se han realizado algunos talleres para lograr que el cambio pueda ser más rápido.

“Nosotros creemos en algo más orgánico, que  va a influir en las personas y en su comportamiento.  “Más que organizar un taller donde todos queden motivados, lo importante es comunicar y entender el impacto del cambio y explicárselo al usuario”.

-¿El asesoramiento incluye un seguimiento?

-Nosotros nos quedamos desde el inicio hasta el final, también tenemos una etapa de estabilización. Normalmente en este tipo de proyectos  prácticamente nos mudamos para la empresa, se hacen actividades y se trata de mitigar todos los riesgos.

“Tenemos una etapa de preimplementación, la etapa de la implementación y la de postimplementación, que es  donde nos aseguramos que la gente de verdad está utilizando adecuadamente  la nueva herramienta y además estén sacando beneficios del cambio”.

-¿La gestión de cambio de quién depende?

-Depende mucho del personal, de  la herramienta y de los  líderes. En KPMG tenemos varias líneas cuando hablamos de gestión de cambio: La parte de liderazgo, donde  tratamos de medir el impacto que tiene el cambio.

“También la  comunicación,  que tiene que ver con cómo realizar una campaña de mercadeo y bombardear a la gente con nueva información y con los beneficios. El enfoque del éxito también está en  que se trabaje mucho con los líderes de la empresa, porque no puede ser que la gente esté trabajando, todos estén tratando de apoyar el cambio, pero el gerente general nada más dice que apoya el cambio.

“La gente tiene que ver a los líderes trabajando, involucrados,  hablándole de los beneficios, asistiendo a las capacitaciones y promoviendo el nuevo sistema.

-¿Qué resultados positivos se han visto?

-La gente utiliza los nuevos sistemas, la implementación de los ERP es  mucho más rápidas sí la gente de verdad está aprovechando los   beneficios que ofrece. Es muy importante que no solo realicen las transacciones, sino que  sepan que están haciendo.

“Obviamente, también se ha podido regresar la inversión, debido a que pueden  realizar un mayor número de operaciones. Los nuevos roles cambian y  también los beneficios y  las bonificaciones”.

Leoncio Vidal Berrío M.
lberrio@capital.com.pa
Capital Financiero
Redacción

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